Tag entfernt

Der Trigger „Tag entfernt" startet einen Flow automatisch, sobald einer Konversation ein bestimmtes Tag entzogen wird. So kannst du auf das Entfernen eines Tags reagieren.

Wo finde ich das?

Den Trigger findest du im Flow Builder über das seitliche Panel:

1. Öffne einen Flow im Flow Builder.

2. Klicke auf „Schritt hinzufügen", um das Side Panel zu öffnen.

3. Scrolle zum Abschnitt „Trigger".

4. Wähle „Tag entfernt" aus.

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Erklärung – Was ist der Trigger „Tag entfernt"?

Der Trigger „Tag entfernt" gehört zur Kategorie der Flow-Trigger. Er überwacht Konversationen und löst den zugehörigen Flow aus, sobald ein festgelegtes Tag entfernt wird.

Das Tag kann dabei auf zwei Wegen entfernt werden:

• Automatisch: Durch Verwendung des Elements Tag entfernen im Flow selbst

• Manuell: Durch ein Teammitglied direkt in der Inbox

Der Trigger reagiert in beiden Fällen gleich: Sobald das definierte Tag einer Konversation entzogen wird, startet der Flow mit dem Trigger als Einstiegspunkt.

Pro Trigger kann genau ein Tag ausgewählt werden. Jedes Tag kann innerhalb eines AI Agents nur einmalig als „Tag entfernt"-Trigger verwendet werden – dasselbe Tag kann also nicht in zwei verschiedenen Flows als „Tag entfernt"-Trigger hinterlegt sein.

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Verwendung – Was kann man damit machen?

Mit dem Trigger „Tag entfernt" lassen sich Abläufe starten, die auf das Entfernen eines Tags reagieren. Typische Anwendungsfälle:

• Statuswechsel verarbeiten: Wird das Tag „In Bearbeitung" von einer Konversation entfernt, kann ein Flow gestartet werden, der z. B. eine Abschluss-Nachricht an den Nutzer sendet.

• Eskalation beenden: Sobald das Tag „Eskalation" entfernt wird, startet ein Flow, der das zuständige Team über die Lösung informiert.

• Variablen zurücksetzen: Das Entfernen eines Tags kann genutzt werden, um benutzerdefinierte Variablen zurückzusetzen oder einen neuen Prozessabschnitt einzuleiten.

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Verwaltung – Erstellung, Bearbeitung und Löschen

Trigger erstellen

1. Öffne den gewünschten Flow im Flow Builder.

2. Klicke auf „Schritt hinzufügen" im Side Panel.

3. Wähle unter „Trigger" den Eintrag „Tag entfernt" aus.

4. Es öffnet sich das Bearbeitungspanel des Triggers.

5. Vergib einen aussagekräftigen Namen für den Trigger, z. B. Tag entfernt: In Bearbeitung.

6. Optional: Füge eine Beschreibung hinzu, um den Zweck des Triggers zu dokumentieren.

7. Klicke auf „Tag auswählen" und wähle das gewünschte Tag aus der Liste aus. Die verfügbaren Tags werden farbig dargestellt.

8. Bestätige mit „Ok".

Jedes Tag kann pro AI Agent nur einmalig als „Tag entfernt"-Trigger verwendet werden. Ist ein Tag bereits in einem anderen Flow als solcher Trigger hinterlegt, erscheint es in der Auswahl nicht mehr als Option.

Trigger bearbeiten

1. Öffne den Flow, in dem der Trigger hinterlegt ist.

2. Klicke auf den Trigger-Schritt im Flow Builder, um das Bearbeitungspanel zu öffnen.

3. Passe Name, Beschreibung oder das Tag an.

4. Bestätige mit „Ok".

Trigger löschen

1. Öffne das Bearbeitungspanel des Triggers.

2. Klicke auf das Papierkorb-Symbol oben rechts im Bearbeitungspanel.

Nach dem Löschen des Triggers wird der Flow durch dieses Tag-Ereignis nicht mehr gestartet. Stelle sicher, dass kein laufender Prozess auf diesen Trigger angewiesen ist, bevor du ihn entfernst.

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Beispiel

Szenario: Konversationen, bei denen das Tag „VIP" manuell entfernt wird, sollen automatisch eine interne Notiz erzeugen, die das Team über die Statusänderung informiert.

Voraussetzung: Das Tag „VIP" existiert bereits.

Schritte:

1. Öffne den zuständigen Flow im Flow Builder.

2. Klicke auf „Schritt hinzufügen" und wähle unter „Trigger" den Eintrag „Tag entfernt" aus.

3. Vergib den Namen Tag entfernt: VIP.

4. Klicke auf „Tag auswählen" und wähle das Tag „VIP" aus.

5. Bestätige mit „Ok".

6. Füge als nächsten Schritt im Flow eine Aktion hinzu – z. B. das Erstellen einer internen Notiz mit dem Hinweis, dass der VIP-Status der Konversation aufgehoben wurde.

Ergebnis: Sobald ein Teammitglied in der Inbox das Tag „VIP" von einer Konversation entfernt – oder der Flow es automatisch entfernt –, wird der Flow gestartet und die interne Notiz erstellt.

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Best Practices

• Vergib dem Trigger immer einen Namen, der sowohl die Aktion („entfernt") als auch das betreffende Tag klar benennt – z. B. Tag entfernt: VIP statt Trigger 2. Das erleichtert die Orientierung im Flow Builder, besonders wenn mehrere Tag-Trigger im AI Agent existieren.

• Nutze „Tag entfernt" gezielt als Gegenstück zu „Tag hinzugefügt", um vollständige Prozesszyklen abzubilden – z. B. Prozess starten, wenn ein Tag gesetzt wird, und Prozess abschließen, wenn es wieder entfernt wird.

• Nutze den optionalen Beschreibungstext, um festzuhalten, warum dieser Trigger existiert und welchen Prozess er anstößt. Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen an einem AI Agent arbeiten.

• Überprüfe nach dem Löschen eines Triggers, ob andere Teile des Flows noch auf das betreffende Tag reagieren oder es anderweitig verwenden – z. B. in Bedingungen oder Aktionen.