Benutzer

Im Bereich „Benutzer" kannst du festlegen, welche Personen aus deinem Workspace Zugriff auf einen bestimmten AI Agent haben.

Wo finde ich das?

Navigiere zu Einstellungen → Benutzer.

Du siehst dort eine Tabelle mit allen Benutzern, die dem AI Agent zugeordnet sind. Die Tabelle zeigt Name, E-Mail-Adresse und das Datum, an dem der Benutzer hinzugefügt wurde. Über das Suchfeld oberhalb der Tabelle kannst du gezielt nach einzelnen Benutzern suchen.

Erklärung – Was sind Benutzer?

Benutzer sind Personen aus deinem Workspace, denen du Zugriff auf einen AI Agent gewährt hast. Jeder Benutzer erhält eine oder mehrere Rollen, die festlegen, welche Funktionen er nutzen darf.

Nur Personen, die bereits Mitglied deines Workspaces sind, können als Benutzer hinzugefügt werden. Es ist nicht möglich, externe Personen direkt hinzuzufügen – sie müssen zuerst dem Workspace beitreten.

Rollen im Überblick

Jedem Benutzer wird mindestens eine Rolle zugewiesen. Ein Benutzer kann auch mehrere Rollen gleichzeitig besitzen. Die verfügbaren Rollen sind:

• Inhaber: Kann den AI Agent uneingeschränkt verwalten und nutzen.

• Administrator: Kann den AI Agent verwalten und nutzen, ihn aber nicht löschen.

• Bearbeiter: Kann den AI Agent bearbeiten, aber keine Benutzer verwalten oder Nachrichten versenden.

• Inbox-Administrator: Kann die Inbox-Einstellungen vollumfänglich verwalten und Nachrichten versenden.

• Inbox-Benutzer: Kann Nachrichten versenden, aber keine Inbox-Einstellungen verwalten.

• Inbox-Benutzer (extern): Kann Nachrichten versenden, sieht aber nur die eigenen und die dem eigenen Team zugewiesenen Konversationen.

• Mitglied: Kann andere Mitglieder sehen, aber keine Änderungen vornehmen.

• Statistik-Betrachter: Kann die Statistiken des AI Agents einsehen.

Verwaltung – Benutzer hinzufügen, bearbeiten und entfernen

Um Benutzer hinzuzufügen oder zu entfernen, benötigst du die Rolle Inhaber oder Administrator.

Benutzer hinzufügen

1. Navigiere zu Einstellungen → Benutzer.

2. Klicke oben rechts auf den Button „Benutzer hinzufügen".

3. Wähle im Feld „Benutzer" eine Person aus der Liste der verfügbaren Workspace-Mitglieder aus und weise ihr im Feld „Rolle" direkt eine Rolle zu.

4. Über „+ Weiteren Benutzer hinzufügen" kannst du in einem Schritt weitere Personen ergänzen, jeweils mit eigener Rolle.

5. Klicke auf „Benutzer hinzufügen", um die Auswahl zu bestätigen.

Die Benutzer werden anschließend nacheinander hinzugefügt; der Fortschritt wird dir live angezeigt. Zum Abschluss siehst du eine Übersicht, welche Personen erfolgreich hinzugefügt wurden.

Rollen ändern

Rollen können jederzeit angepasst werden. Klicke auf den gewünschten Benutzer in der Tabelle, um dessen Detailansicht zu öffnen. Diese ist in mehrere Bereiche unterteilt:

• Profil: Name, E-Mail-Adresse und Datum des Hinzufügens.

• Rollen: Tabelle mit allen aktuell zugewiesenen Rollen inklusive Beschreibung. Über „Rolle hinzufügen" kannst du weitere Rollen ergänzen – im Auswahlmenü werden dabei nur Rollen angezeigt, die der Benutzer noch nicht besitzt. Um eine bestehende Rolle zu entfernen, fährst du in der Tabelle mit der Maus über die entsprechende Zeile; dort erscheint ein Löschsymbol.

• Teams: Zeigt, in welchen Teams der Benutzer Mitglied ist. Ist er in keinem Team, wird dies entsprechend angezeigt.

Benutzer entfernen

1. Klicke auf den Benutzer in der Tabelle, um die Detailansicht zu öffnen.

2. Klicke im Bereich „Sensibler Bereich" auf den Button „Entfernen".

3. Bestätige den Vorgang im Dialog mit „Benutzer entfernen".

Das Entfernen eines Benutzers entzieht nur den Zugriff auf den jeweiligen AI Agent. Die Person bleibt weiterhin Mitglied des Workspaces.

Inhaber können nur von anderen Inhabern entfernt werden. Ein Inhaber kann sich selbst nicht entfernen. So wird sichergestellt, dass der AI Agent nie ohne Inhaber ist.

Best Practices

• Rollen gezielt vergeben: Weise Benutzern nur die Rollen zu, die sie für ihre Arbeit tatsächlich benötigen. So vermeidest du unbeabsichtigte Änderungen am AI Agent.

• Mindestens zwei Inhaber einrichten: Falls ein Inhaber das Team verlässt, bleibt der volle Zugriff auf den AI Agent gewährleistet.

• Inbox-Rollen differenziert einsetzen: Nutze die Rolle „Inbox Benutzer (Extern)" für externe Mitarbeitende oder Partner, die nur ihre eigenen Konversationen sehen sollen. Für interne Teamleiter eignet sich die Rolle „Inbox Administrator", um Inbox-Einstellungen selbstständig verwalten zu können.

• Berechtigungen regelmäßig prüfen: Kontrolliere in regelmäßigen Abständen, ob die zugewiesenen Rollen noch den aktuellen Aufgaben der Benutzer entsprechen.