Compliance Center
Das Compliance Center bündelt die regulatorischen Anforderungen an deinen AI Agent: den Hinweis auf die KI-Nutzung, die Aufbewahrungsfristen und die Auskunft zu einzelnen Personen.
Für den Um- und Einstieg ins Compliance-Center (KI-Transparenzhinweis), haben wir einen Leitfaden vorbereitet. Nutze unsere Empfehlungen und Checklist.
Wo finde ich das?
Das Compliance Center gibt es an zwei Stellen:
Im AI Agent unter Einstellungen → Compliance: Hier legst du fest, was für diesen AI Agent tatsächlich gilt.
Im Workspace unter Compliance: Hier setzt du die Vorgabe für alle AI Agents des Workspace.
Die Ansichten sind identisch aufgebaut. Sie unterscheiden sich nur darin, welche Bereiche sie anbieten.
Erklärung – Was ist das Compliance Center?
Das Compliance Center ist die zentrale Stelle für die regulatorischen Anforderungen an deine AI Agents. Es beantwortet drei Fragen:
Erfahren Personen, dass sie mit einer KI sprechen?
Wie lange werden ihre Daten aufbewahrt?
Und welche Daten liegen zu einer einzelnen Person vor?
Beim Öffnen des Compliance Centers landest du auf dem Reiter Übersicht. Die drei Arbeitsbereiche erreichst du über die übrigen Reiter:
Workspace-Vorgabe und Agent-Einstellung
Die Aufbewahrung gibt es auf beiden Ebenen, und die Ebenen sind hierarchisch: Der Workspace setzt die Vorgabe, der AI Agent folgt ihr, solange er keine eigene Frist vorgibt.
Sobald für einen AI Agent eine eigene Frist gesetzt ist, gilt diese und die Workspace-Vorgabe greift für ihn nicht mehr – auch dann nicht, wenn die Vorgabe später geändert wird. Welche Ebene gerade greift, steht auf jeder Karte als Marke: Workspace-Vorgabe oder Agent-Einstellung.
Die Übersicht lesen
Der Reiter Übersicht fasst zusammen, wie es um die Pflichten steht, und verlinkt direkt auf die Stellen, an denen etwas zu tun ist.
Gesamtstatus
Ganz oben steht ein Urteil über alle Bereiche zusammen. Es bezieht sich auf die Einstellungen, die das Center abdeckt, und ihre Bewertung nach unseren Prüfkriterien:
Vollständig eingerichtet
Transparenzhinweis und Aufbewahrungsfristen sind gesetzt und erfüllen unsere Prüfkriterien.
Weitgehend eingerichtet
Alle Bereiche sind eingerichtet, einzelne Einstellungen solltest du noch prüfen.
Handlungsbedarf
Mindestens ein Punkt erfordert eine Anpassung.
Bei Handlungsbedarf macht die zweite Zeile den entscheidenden Unterschied: Ist ein Hinweis deaktiviert, wird auf diesem Kanal gar nichts ausgespielt und die Transparenzpflicht ist nicht erfüllt. Ist ein Hinweis lediglich nicht konform, greift zur Laufzeit unser Standardhinweis – es wird also ein Hinweis ausgespielt, die Formulierung ist aber nicht deine.
Kennzahlen
Rechts daneben stehen drei Werte:
Kanaltypen mit Hinweis – wie viele Kanaltypen ihren eigenen Hinweis ausspielen, als „x / y". Ein Kanaltyp, auf dem der Ersatztext greift, zählt hier nicht mit.
Kategorien mit Frist – wie viele Datenkategorien eine Aufbewahrungsfrist haben, statt unbegrenzt aufbewahrt zu werden.
Die dritte Kennzahl sagt, wann als Nächstes gelöscht wird, und wechselt dazu ihre Beschriftung:
Nächster Löschlauf – Zeitpunkt des nächsten Laufs. Betrifft er nur eine Datenkategorie, steht sie hinter der Beschriftung.
Löschläufe angehalten – ein Legal Hold ist aktiv, es wird nichts entfernt.
Keine Löschfrist aktiv – jede Kategorie wird unbegrenzt aufbewahrt. Dann gibt es keinen Lauf anzukündigen.
Im Workspace entfällt die erste Kennzahl, weil der Hinweis dort nicht konfiguriert wird.
Bereiche
Darunter steht je Arbeitsbereich eine Karte mit dem Rechtsbezug und einer Zeile zum aktuellen Stand – etwa Alle 5 Kanaltypen spielen deinen Hinweis aus oder Konversationen 1 Jahr. Ein Klick öffnet den Bereich.
Zu erledigen
Darunter stehen die konkreten offenen Punkte, je einer pro Zeile. Ein Klick springt direkt an die zuständige Stelle – bei einem Kanaltyp öffnet sich der Editor genau für diesen Kanaltyp. Auch Kanäle, für die sich gar kein Hinweis hinterlegen lässt, werden hier aufgeführt; sie verweisen auf die Kanäle.
Hinweise je Kanaltyp
Die Kacheln zeigen für jeden Kanaltyp den Zustand als farbigen Punkt:
Grün – eigener, konformer Hinweis.
Gelb – wird ausgespielt, sollte aber geprüft werden.
Rot – der hinterlegte Text ist nicht konform, es greift der Ersatztext.
Grau – der Hinweis ist deaktiviert, es wird nichts ausgespielt.
Dazu steht auf der Kachel, was gerade gilt – der ausgespielte Hinweis selbst oder eine kurze Diagnose wie Ersatztext greift – und wie viele Kanäle dieses Typs eingerichtet sind. Betrifft ein Problem nur einzelne davon, steht das dort ebenfalls, etwa 1 von 3 Kanälen ohne Hinweis.
Bewertet werden immer alle Kanaltypen, auch solche, für die noch kein Kanal eingerichtet ist. So steht die Einstellung schon, bevor der erste Kanal dieses Typs entsteht.
Aufbewahrungsfristen
Die zweite Kachelreihe macht dasselbe für die Datenkategorien: geltende Frist, woher sie kommt (Aus der Workspace-Vorgabe, Eigene Frist des Agents, im Workspace Vorgabe für alle Agents) und – nur beim AI Agent – wie viele Datensätze aktuell gespeichert sind.
Was ohne eigene Konfiguration gilt
Wer das Compliance Center sieht
Der Menüpunkt erscheint, sobald deine Rolle mindestens einen Bereich des Centers lesen darf. In den Standardrollen ist das bei Inhaber und Administrator der Fall – beim AI Agent für den jeweiligen AI Agent, im Workspace für den Workspace. Allen anderen Rollen, auch Bearbeiter und den Inbox-Rollen, wird er nicht angezeigt.
Die Leserechte gelten je Bereich, und die Reiter richten sich danach: Wer nur die KI-Transparenz lesen darf, bekommt keinen Reiter Aufbewahrung angeboten. Fehlt das Schreibrecht, öffnet das Center im Lesemodus – oben steht ein entsprechender Hinweis, und Verwerfen und Speichern erscheinen nicht.
Welche Rolle jemand hat, legst du beim AI Agent unter Benutzer und im Workspace unter Benutzer fest.
Änderungen speichern
Änderungen werden nicht sofort übernommen: Sobald du etwas anpasst, erscheint unten die Leiste Nicht gespeicherte Änderungen mit den Schaltflächen Verwerfen und Speichern. Verlässt du die Seite vorher, wirst du gefragt, ob du die Änderungen wirklich verwerfen möchtest.
Was das Compliance Center nicht leistet
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