space.vars.TERM\_AI\_AGENT unter *Einstellungen → Compliance → Aufbewahrung*.
* Im Workspace unter *Compliance → Aufbewahrung*.
Die Workspace-Einstellung ist die Vorgabe, der alle space.vars.TERM\_AI\_AGENTs folgen. Ein einzelner space.vars.TERM\_AI\_AGENT kann davon abweichen.
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### Erklärung – Datenkategorien
Fristen werden je Datenkategorie gesetzt. Jede Kategorie hat einen eigenen Zweck und damit eine eigene sinnvolle Dauer.
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**J**ede Frist läuft ab der letzten Aktivität, nicht ab dem Erstellungsdatum. Eine Konversation, die über Wochen weitergeführt wird, bleibt also erhalten, solange sie aktiv ist.
{% endhint %}
| Kategorie | Was dazugehört und ab wann gerechnet wird | Empfohlen | Mindestens |
|---|---|---|---|
| Konversationen | Chatverläufe mit allen Nachrichten, Dateien, Zuweisungen und Notizen aus der Inbox. Gerechnet ab der letzten Nachricht. Dateien werden zusammen mit der Konversation entfernt. | 1 Jahr | 30 Tage |
| Kontakte | Stammdaten und Kontaktvariablen, gerechnet ab der letzten Aktivität des Kontakts. Wird unabhängig von den Konversationen angewandt. | 2 Jahre | 90 Tage |
| Compliance-Protokolle | Nachweise über ausgespielte KI-Hinweise, gerechnet ab der letzten Aktivität in der zugehörigen Konversation. Sie belegen, was ausgespielt wurde. | 3 Jahre | 1 Jahr |
space.vars.TERM\_AI\_AGENT folgt ihr, solange er keine eigene Frist hat. Weicht die Agent-Einstellung von der Workspace-Vorgabe ab, gilt die des space.vars.TERM\_AI\_AGENT**s** – und zwar dauerhaft, auch wenn die Workspace-Vorgabe später geändert wird.
Jede Karte trägt oben eine Marke, die zeigt, woher die geltende Frist kommt:
* *Workspace-Vorgabe:* der space.vars.TERM\_AI\_AGENT folgt dem Workspace.
* *Agent-Einstellung:* für diesen space.vars.TERM\_AI\_AGENT gilt eine eigene Frist.
Rechts oben auf der Karte steht die geltende Frist im Klartext, darunter, was daraus folgt: *danach löschen* oder, bei unbegrenzter Aufbewahrung, *keine Löschung*.
Sobald du auf Agent-Ebene eine Frist auswählst, gilt sie als eigene Einstellung. Über *Workspace-Vorgabe übernehmen* am unteren Rand der Karte kehrst du zur Vorgabe zurück; in Klammern steht dabei, welche Frist bei Aktivierung wieder greifen würde.
{% hint style="info" %}
Der Legal Hold folgt dieser Logik nicht: Er wirkt auf beiden Ebenen. Ist er im Workspace gesetzt, sind alle space.vars.TERM\_AI\_AGENTs des Workspace eingefroren, unabhängig von ihren eigenen Fristen.
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### Verwaltung – Frist festlegen
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#### Kategorie wählen
Jede Datenkategorie hat eine eigene Karte. Rechts oben steht die aktuell geltende Frist.
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{% step %}
#### Frist auswählen
Wähle eine der vorgeschlagenen Fristen: *30 Tage*, *90 Tage*, *6 Monate*, *1 Jahr*, *2 Jahre* oder *3 Jahre*. Über *Eigene Frist* kannst du benutzerdefinierte Werte eintragen, über *Unbegrenzt* setzt du die Löschung aus.
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#### Meldungen prüfen
Unter den Schaltflächen erscheinen Hinweise, wenn die Frist zu kurz, zu lang oder mit einer anderen Kategorie unvereinbar ist. Kategorien, die eine Anpassung erfordern, werden zusätzlich oben auf der Seite gesammelt.
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#### Speichern
Bestätige unten mit *Speichern*. Die neue Frist greift ab dem nächsten Löschlauf.
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{% hint style="danger" %}
Eine gelöschte Konversation lässt sich nicht wiederherstellen. Verkürzt du eine Frist, wird beim nächsten Löschlauf alles entfernt, was nach der neuen Frist bereits fällig ist.
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### Abhängigkeiten zwischen den Kategorien
Die Kategorien sind nicht unabhängig voneinander:
* **Kontakte lassen sich nicht vor ihren Konversationen löschen:** Die Frist für Kontakte kann deshalb nie kürzer sein als die für Konversationen. Werden Konversationen unbegrenzt aufbewahrt, ist bei Kontakten nur *Unbegrenzt* möglich; kürzere Vorschläge sind dann nicht auswählbar.
* **Nachweise sollten länger leben als die Daten, auf die sie sich beziehen:** Eine kürzere Frist für Compliance-Protokolle als für Konversationen wird als Warnung gemeldet.
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### Legal Hold
Der Schalter *Legal Hold* hält sämtliche automatischen Löschungen an, etwa während eines Rechtsstreits oder eines Audits. Die Fristen laufen weiter, es wird aber nichts entfernt. Ist ein Legal Hold aktiv, meldet die Übersicht statt des nächsten Löschlaufs *Löschläufe angehalten*.
Ein Legal Hold auf Workspace-Ebene friert alle space.vars.TERM\_AI\_AGENTs des Workspace ein. Beim space.vars.TERM\_AI\_AGENT zeigt der Schalter deshalb immer den Zustand, der tatsächlich gilt, mit einer Marke daneben, wer ihn gesetzt hat:
* *Workspace-Vorgabe:* der Hold kommt aus dem Workspace. Der Schalter ist dann nicht bedienbar; aufheben lässt sich der Hold nur in den Workspace-Einstellungen.
* *Agent-Einstellung:* dieser space.vars.TERM\_AI\_AGENT hat einen eigenen Hold gesetzt und kann ihn hier auch wieder aufheben.
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### Der Löschlauf
Die Plattform prüft stündlich, welche Daten fällig sind, und entfernt sie. Wann der nächste Lauf ansteht, steht als Kennzahl in der Übersicht und auf der Karte *Legal Hold. J*eweils mit den Datenkategorien, die dieser Lauf betrifft.
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### Meldungen der Prüfung
| Meldung | Bedeutung |
|---|---|
| Keine Aufbewahrungsfrist gesetzt | Die Kategorie steht auf Unbegrenzt. Bei Konversationen und Kontakten widerspricht das dem Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO; bei Protokollen ist es zulässig, sollte aber begründet sein. |
| Frist kürzer als empfohlen | Die Frist unterschreitet den Mindestwert der Kategorie. Bei Compliance-Protokollen wird der Nachweis dadurch unmöglich. |
| Frist länger als üblich | Eine Speicherung über diese Dauer hinaus ist erklärungsbedürftig. |
| Frist kürzer als die der Konversationen | Nur bei Kontakten: Ein Kontakt kann nicht gelöscht werden, solange seine Konversationen noch bestehen. |
| Konversationen werden unbegrenzt aufbewahrt | Nur bei Kontakten: Für Kontakte ist eine Frist gesetzt, für Konversationen nicht. Die Löschung der Kontakte ist damit nicht durchführbar. |
| Folgt der unbegrenzten Aufbewahrung der Konversationen | Nur bei Kontakten: Beide Kategorien stehen auf Unbegrenzt. Die Ursache liegt bei den Konversationen – setze dort zuerst eine Frist. |
| Kürzer als die Aufbewahrung der Konversationen | Nur bei Compliance-Protokollen: Die Nachweise würden vor den Konversationen entfernt, auf die sie sich beziehen. |
space.vars.TERM\_AI\_AGENTs ab, die es wirklich brauchen. Entscheidungen sollten dokumentiert und begründet werden.
* **Mit den Konversationen anfangen:** Ihre Frist bestimmt, was bei Kontakten überhaupt möglich ist.
* **Legal Hold wieder aufheben:** Ein vergessener Hold sammelt Daten an, für die es keine Rechtsgrundlage mehr gibt.