Aufbewahrung

Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange Konversationen, Kontakte und Compliance-Protokolle gespeichert und wann sie automatisch gelöscht werden.

Wo finde ich das?

Den Bereich gibt es zweimal:

• Im AI Agent unter Einstellungen → Compliance → Aufbewahrung.

• Im Workspace unter Compliance → Aufbewahrung.

Die Workspace-Einstellung ist die Vorgabe, der alle AI Agents folgen. Ein einzelner AI Agent kann davon abweichen.

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Erklärung – Datenkategorien

Fristen werden je Datenkategorie gesetzt. Jede Kategorie hat einen eigenen Zweck und damit eine eigene sinnvolle Dauer.

Jede Frist läuft ab der letzten Aktivität, nicht ab dem Erstellungsdatum. Eine Konversation, die über Wochen weitergeführt wird, bleibt also erhalten, solange sie aktiv ist.

Kategorie	Was dazugehört und ab wann gerechnet wird	Empfohlen	Mindestens
Konversationen	Chatverläufe mit allen Nachrichten, Dateien, Zuweisungen und Notizen aus der Inbox. Gerechnet ab der letzten Nachricht. Dateien werden zusammen mit der Konversation entfernt.	1 Jahr	30 Tage
Kontakte	Stammdaten und Kontaktvariablen, gerechnet ab der letzten Aktivität des Kontakts. Wird unabhängig von den Konversationen angewandt.	2 Jahre	90 Tage
Compliance-Protokolle	Nachweise über ausgespielte KI-Hinweise, gerechnet ab der letzten Aktivität in der zugehörigen Konversation. Sie belegen, was ausgespielt wurde.	3 Jahre	1 Jahr

Auch sehr lange Fristen sind erklärungsbedürftig: Ab 2 Jahren (Konversationen), 3 Jahren (Kontakte) beziehungsweise 10 Jahren (Protokolle) weist die Seite darauf hin, dass die Speicherung begründet sein sollte.

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Workspace-Vorgabe und Agent-Einstellung

Die beiden Ebenen sind hierarchisch: Der Workspace setzt die Vorgabe, der AI Agent folgt ihr, solange er keine eigene Frist hat. Weicht die Agent-Einstellung von der Workspace-Vorgabe ab, gilt die des AI Agents – und zwar dauerhaft, auch wenn die Workspace-Vorgabe später geändert wird.

Jede Karte trägt oben eine Marke, die zeigt, woher die geltende Frist kommt:

• Workspace-Vorgabe: der AI Agent folgt dem Workspace.

• Agent-Einstellung: für diesen AI Agent gilt eine eigene Frist.

Rechts oben auf der Karte steht die geltende Frist im Klartext, darunter, was daraus folgt: danach löschen oder, bei unbegrenzter Aufbewahrung, keine Löschung.

Sobald du auf Agent-Ebene eine Frist auswählst, gilt sie als eigene Einstellung. Über Workspace-Vorgabe übernehmen am unteren Rand der Karte kehrst du zur Vorgabe zurück; in Klammern steht dabei, welche Frist bei Aktivierung wieder greifen würde.

Der Legal Hold folgt dieser Logik nicht: Er wirkt auf beiden Ebenen. Ist er im Workspace gesetzt, sind alle AI Agents des Workspace eingefroren, unabhängig von ihren eigenen Fristen.

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Verwaltung – Frist festlegen

1

Kategorie wählen

Jede Datenkategorie hat eine eigene Karte. Rechts oben steht die aktuell geltende Frist.

2

Frist auswählen

Wähle eine der vorgeschlagenen Fristen: 30 Tage, 90 Tage, 6 Monate, 1 Jahr, 2 Jahre oder 3 Jahre. Über Eigene Frist kannst du benutzerdefinierte Werte eintragen, über Unbegrenzt setzt du die Löschung aus.

3

Meldungen prüfen

Unter den Schaltflächen erscheinen Hinweise, wenn die Frist zu kurz, zu lang oder mit einer anderen Kategorie unvereinbar ist. Kategorien, die eine Anpassung erfordern, werden zusätzlich oben auf der Seite gesammelt.

4

Speichern

Bestätige unten mit Speichern. Die neue Frist greift ab dem nächsten Löschlauf.

Eine gelöschte Konversation lässt sich nicht wiederherstellen. Verkürzt du eine Frist, wird beim nächsten Löschlauf alles entfernt, was nach der neuen Frist bereits fällig ist.

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Abhängigkeiten zwischen den Kategorien

Die Kategorien sind nicht unabhängig voneinander:

• Kontakte lassen sich nicht vor ihren Konversationen löschen: Die Frist für Kontakte kann deshalb nie kürzer sein als die für Konversationen. Werden Konversationen unbegrenzt aufbewahrt, ist bei Kontakten nur Unbegrenzt möglich; kürzere Vorschläge sind dann nicht auswählbar.

• Nachweise sollten länger leben als die Daten, auf die sie sich beziehen: Eine kürzere Frist für Compliance-Protokolle als für Konversationen wird als Warnung gemeldet.

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Legal Hold

Der Schalter Legal Hold hält sämtliche automatischen Löschungen an, etwa während eines Rechtsstreits oder eines Audits. Die Fristen laufen weiter, es wird aber nichts entfernt. Ist ein Legal Hold aktiv, meldet die Übersicht statt des nächsten Löschlaufs Löschläufe angehalten.

Ein Legal Hold auf Workspace-Ebene friert alle AI Agents des Workspace ein. Beim AI Agent zeigt der Schalter deshalb immer den Zustand, der tatsächlich gilt, mit einer Marke daneben, wer ihn gesetzt hat:

• Workspace-Vorgabe: der Hold kommt aus dem Workspace. Der Schalter ist dann nicht bedienbar; aufheben lässt sich der Hold nur in den Workspace-Einstellungen.

• Agent-Einstellung: dieser AI Agent hat einen eigenen Hold gesetzt und kann ihn hier auch wieder aufheben.

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Der Löschlauf

Die Plattform prüft stündlich, welche Daten fällig sind, und entfernt sie. Wann der nächste Lauf ansteht, steht als Kennzahl in der Übersicht und auf der Karte Legal Hold. Jeweils mit den Datenkategorien, die dieser Lauf betrifft.

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Meldungen der Prüfung

Meldung	Bedeutung
Keine Aufbewahrungsfrist gesetzt	Die Kategorie steht auf Unbegrenzt. Bei Konversationen und Kontakten widerspricht das dem Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO; bei Protokollen ist es zulässig, sollte aber begründet sein.
Frist kürzer als empfohlen	Die Frist unterschreitet den Mindestwert der Kategorie. Bei Compliance-Protokollen wird der Nachweis dadurch unmöglich.
Frist länger als üblich	Eine Speicherung über diese Dauer hinaus ist erklärungsbedürftig.
Frist kürzer als die der Konversationen	Nur bei Kontakten: Ein Kontakt kann nicht gelöscht werden, solange seine Konversationen noch bestehen.
Konversationen werden unbegrenzt aufbewahrt	Nur bei Kontakten: Für Kontakte ist eine Frist gesetzt, für Konversationen nicht. Die Löschung der Kontakte ist damit nicht durchführbar.
Folgt der unbegrenzten Aufbewahrung der Konversationen	Nur bei Kontakten: Beide Kategorien stehen auf Unbegrenzt. Die Ursache liegt bei den Konversationen – setze dort zuerst eine Frist.
Kürzer als die Aufbewahrung der Konversationen	Nur bei Compliance-Protokollen: Die Nachweise würden vor den Konversationen entfernt, auf die sie sich beziehen.

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Best Practices

• Erst den Workspace, dann die Ausnahmen: Setze die Fristen einmal zentral und weiche nur bei den AI Agents ab, die es wirklich brauchen. Entscheidungen sollten dokumentiert und begründet werden.

• Mit den Konversationen anfangen: Ihre Frist bestimmt, was bei Kontakten überhaupt möglich ist.

• Legal Hold wieder aufheben: Ein vergessener Hold sammelt Daten an, für die es keine Rechtsgrundlage mehr gibt.