Auskunft und Nachweise

Schlage eine betroffene Person nach und siehe, welche Einwilligungen, KI-Hinweise und gespeicherten Daten vorliegen. Von hier aus kann ihre Löschung angestoßen werden.

Wo finde ich das?

Du findest den Bereich im AI Agent unter Einstellungen → Compliance → Auskunft und Nachweise.

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Erklärung – Wofür ist das da?

Meldet sich eine Person und will wissen, was über sie gespeichert ist, oder fragt eine Prüfstelle, ob in einer bestimmten Konversation auf die KI-Nutzung hingewiesen wurde, findest du die Antwort hier.

Die Seite beinhaltet bewusst keine Liste: Es gibt keine Übersicht aller Konversationen oder Kontakte, die sich durchblättern ließe. Personenbezogene Daten sind ausschließlich über eine gezielte Abfrage einsehbar. Jede Abfrage wird als Zugriff auf personenbezogene Daten protokolliert. Die aufgerufenen Daten werden in der Ansicht verworfen, sobald du die Seite verlässt.

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Person nachschlagen

Personen können anhand der Kontakt-ID (Kontaktkennung) oder der Konversations-ID gesucht werden.

Solange noch keine Abfrage gelaufen ist, zeigt die Seite, was die Akte leistet: Einwilligungen belegen, KI-Hinweise nachweisen und die Löschung anstoßen. Findet eine Abfrage niemanden, prüfe Schreibweise der Kennung.

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Die Auskunft

Kopfbereich

Oben stehen die Person, die Kanäle, über die sie Kontakt hatte, sowie Anzahl der Konversationen und Nachrichten, Erstkontakt und letzte Aktivität. Unter Kennungen liegen ihre Kennungen zum Kopieren.

Ausgespielte KI-Hinweise

Eine Zeile je Konversation. Ein Klick klappt den vollständigen Nachweis auf: Zustellung, Quelle, Sprache, Kontakt, Protokoll-ID und der Wortlaut, der tatsächlich ausgespielt wurde.

Status	Bedeutung
Ausgespielt	Der von dir hinterlegte Hinweis wurde ausgespielt.
Ersatztext ausgespielt	Der hinterlegte Text war nicht konform und wurde zur Laufzeit durch den Standardhinweis ersetzt. Im Detail stehen beide Fassungen untereinander.
Nicht ausgespielt	Es wurde kein Hinweis ausgespielt. Die Transparenzpflicht war in dieser Konversation nicht erfüllt.

Gespeicherte Daten

Je Datenkategorie wird die Anzahl der Datensätze, das Datum des ältesten Eintrags und der daraus errechnete Löschtermin angezeigt. Der Termin ergibt sich aus der eingestellten Aufbewahrungsfrist. Wird die Kategorie unbegrenzt aufbewahrt, steht dort Keine Löschung vorgesehen, bei aktivem Legal Hold Durch Legal Hold zurückgehalten.

Anfragen der betroffenen Person

Auskunfts- und Löschanfragen mit Status (Offen, In Bearbeitung, Erledigt, Abgelehnt) und der gesetzlichen Frist von einem Monat nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO. Eine überschrittene Frist wird hervorgehoben. Liegen keine Anfragen vor, sagt der Abschnitt das ausdrücklich.

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Verwaltung – Löschung anstoßen

1

Person nachschlagen

Schlage die Person über ihre Konversations-ID oder Kontaktkennung nach.

2

Löschung öffnen

Klicke oben rechts auf Löschung anstoßen.

3

Notiz hinterlegen

Trage optional eine Notiz zur Anfrage ein, z. B. wann und wie die Person die Löschung verlangt hat. Achte darauf, keine persönlichen Daten in die Notiz zu schreiben.

4

Bestätigen

Bestätige mit Löschung starten. Die Anfrage erscheint anschließend unter Anfragen der betroffenen Person.

Die Löschung startet sofort und lässt sich nicht rückgängig machen. Entfernt werden alle Konversationen mit Nachrichten und Dateien sowie die Kontaktdaten. Konversationen, Nachrichten und Dateien sind unmittelbar danach entfernt.

Compliance-Protokolle bleiben als Nachweis erhalten; für sie gilt eine eigene Aufbewahrungsfrist.

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Best Practices

• ID aus der Konversation kopieren: Der schnellste Weg zur Akte führt über die Konversations-ID aus den Konversationen in der Inbox.

• Auffällige Nachweise ernst nehmen: Steht bei einer Konversation Nicht ausgespielt, fehlte der Hinweis dort tatsächlich – prüfe die Einstellung des betroffenen Kanaltyps.