Microsoft Exchange

Verbinde deine Microsoft-Exchange-Postfächer mit dem Agent zum Senden und Empfangen von E-Mails.

Der Microsoft-Exchange-Kanal bindet einen vorhandenen Exchange-Posteingang aus deinem Microsoft-365-Mandanten an den AI Agent an. E-Mails, die an dieses Postfach gehen, werden automatisch als Konversationen verarbeitet.

Die Verbindung wird über eine Admin-Zustimmung (Admin-Consent) im Microsoft-365-Mandanten hergestellt. Ein Microsoft-365-Administrator bestätigt dabei die nötigen Berechtigungen für das Postfach. Das Verfahren wird während der Einrichtung Schritt für Schritt durchlaufen.

Hinweis: Anders als beim E-Mail-Kanal wird die Adresse nicht automatisch generiert. Du gibst dein bestehendes Postfach selbst an.

Verwendung – Was kann man damit machen?

E-Mails empfangen und versenden

Über den Microsoft-Exchange-Kanal kann der AI Agent E-Mails empfangen und versenden. Dies ist auf zwei Wegen möglich:

• Über den Flow: Der AI Agent verarbeitet eingehende Nachrichten im Flow Builder und kann automatisiert antworten.

• Über die Inbox: Konversationen lassen sich manuell in der Inbox beantworten.

Anhänge

Empfangene E-Mails können Anhänge enthalten.

Es können auch welche versandt werden: Hänge eine oder mehrere Dateien – z. B. Dokumente, Rechnungen oder Bilder – direkt an deine Antwort an oder verschicke sie direkt über den Flow, um sie im Kontext der Konversation an den Kontakt weiterzugeben. Wird eine Datei über den Flow versandt, werden sie dabei als Teil derselben E-Mail versendet und erzeugen keine separate Nachricht.

Es können Dateien bis zu einer Größe von 20 MB versendet werden. Überschreitet eine Datei dieses Limit, wird sie nicht versendet und die betroffene Nachricht erhält eine Fehlermeldung, die du über das Info-Symbol in der Inbox einsehen kannst.

Funktionsweise

• Einstiegspunkt: Eingehende E-Mails starten den Flow grundsätzlich im Fallback. Hintergrund: Eine E-Mail ist – anders als ein Live-Chat – oft eine zeitversetzte, abgeschlossene Nachricht ohne vorherigen Kontext. Über den Fallback kann die Intentions-Erkennung die Nachricht analysieren und den Nutzer direkt an die passende Stelle im Flow leiten.

• Gebündelter Versand: Nachrichten, die innerhalb eines Teilflows entstehen – also alle Schritte zwischen zwei Nutzereingaben – werden gesammelt und gemeinsam in einer E-Mail verschickt. Anhänge werden dabei an diese E-Mail angehängt.

• Threading: Unterhaltungen werden automatisch in Threads sortiert. Ein Kontakt kann so mehrere parallele Vorgänge (Threads) eröffnen.

Erstellung des Kanals

1. Kanal hinzufügen: Navigiere zu Einstellungen > Kanäle und klicke auf „Kanal hinzufügen“.

2. Typ wählen: Wähle die Option „Microsoft Exchange verbinden“ und klicke auf „Fortfahren“.

3. Kanalname: Vergib einen Kanalnamen. Dieser kann später angepasst werden.

4. Kanalbeschreibung (optional): Füge eine Beschreibung hinzu. Diese kann später angepasst werden.

5. Bereitstellungsumgebung: Wähle die passende Bereitstellungsumgebung (Entwicklung, Test oder Produktiv).

6. Postfach: Gib die E-Mail-Adresse des Exchange-Postfachs an, welches du verbinden möchtest.

7. Verbinden: Klicke auf „Mit Microsoft verbinden". Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem ein Microsoft-365-Administrator die Berechtigungen für das angegebene Postfach bestätigen muss.

8. Abschluss: Nach erfolgreicher Zustimmung erscheint die Bestätigung „Verbindung erfolgreich!". Schließe die Einrichtung mit „Fertigstellen" ab. E-Mails werden sofort empfangen und verarbeitet.