Schnellantworten

Schnellantworten sind vorgefertigte Textbausteine, mit denen du in der Inbox häufig verwendete Antworten schnell einfügen kannst.

Wo finde ich das?

Schnellantworten werden in den Einstellungen des jeweiligen AI Agents verwaltet: Einstellungen → Schnellantworten

Dort siehst du eine Übersicht aller angelegten Schnellantworten in einer Tabelle mit den Spalten „Name" und „Nachricht".

In der Inbox rufst du Schnellantworten direkt im Eingabefeld auf, indem du / eingibst. Es öffnet sich eine Dropdown-Liste mit allen verfügbaren Schnellantworten. Du kannst nach dem / weitertippen, um die Liste zu filtern – z. B. /Begrüßung, um nur passende Einträge anzuzeigen.

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Erklärung – Was genau sind Schnellantworten?

Eine Schnellantwort besteht aus zwei Bestandteilen:

• Name: Eine kurze, eindeutige Bezeichnung, über die du die Schnellantwort wiederfindest. Der Name dient als Suchbegriff beim Filtern in der Inbox.

• Antwort: Der eigentliche Text, der beim Auswählen in das Eingabefeld der Inbox eingefügt wird.

Schnellantworten sind reine Textbausteine ohne Formatierung und ohne Variablen. Der gespeicherte Text wird exakt so eingefügt, wie du ihn angelegt hast.

Schnellantworten gelten immer pro AI Agent. Jeder AI Agent hat seine eigene Sammlung von Schnellantworten. Wenn du dieselbe Schnellantwort in mehreren AI Agents benötigst, musst du sie in jedem AI Agent einzeln anlegen.

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Verwendung – Was kann man damit machen?

Schnellantworten in der Inbox verwenden

1. Öffne eine Unterhaltung in der Inbox.

2. Klicke in das Eingabefeld und tippe /.

3. Es erscheint eine Dropdown-Liste mit allen verfügbaren Schnellantworten.

4. Tippe nach dem / weitere Buchstaben, um die Liste nach dem Namen zu filtern (z. B. /Begrüßung).

5. Wähle die gewünschte Schnellantwort aus. Der Text wird in das Eingabefeld eingefügt.

6. Bei Bedarf kannst du den eingefügten Text vor dem Absenden noch anpassen.

Typische Anwendungsfälle

• Begrüßungen: Eine einheitliche Willkommensnachricht, z. B. „Hallo! Vielen Dank für deine Nachricht. Wie kann ich dir weiterhelfen?"

• Verabschiedungen: Ein freundlicher Abschluss, z. B. „Vielen Dank für deine Anfrage. Falls du weitere Fragen hast, melde dich gerne jederzeit!"

• Häufige Auskünfte: Standardantworten auf wiederkehrende Fragen, z. B. Öffnungszeiten, Rückgabebedingungen oder Kontaktdaten.

• Weiterleitungshinweise: z. B. „Ich leite dein Anliegen an die zuständige Fachabteilung weiter. Du erhältst in Kürze eine Rückmeldung."

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Verwaltung – Erstellung, Bearbeitung und Löschen

Schnellantwort erstellen

1. Navigiere zu Einstellungen → Schnellantworten.

2. Klicke auf den Button „Antwort erstellen" (oben rechts in der Übersicht).

3. Es öffnet sich ein Dialog mit zwei Feldern:

   • Name: Gib einen kurzen, aussagekräftigen Namen ein (z. B. „Begrüßung" oder „Öffnungszeiten").

   • Antwort: Trage den gewünschten Antworttext ein.

4. Klicke auf „Schnellantwort erstellen", um die Schnellantwort zu speichern.

Die neue Schnellantwort erscheint anschließend in der Übersichtstabelle und steht sofort in der Inbox zur Verfügung.

Schnellantwort bearbeiten

1. Navigiere zu Einstellungen → Schnellantworten.

2. Klicke auf die Schnellantwort, die du bearbeiten möchtest.

3. Es öffnet sich ein Bearbeitungsdialog (siehe Screenshot).

4. Passe den Antworttext an.

5. Klicke auf „Änderungen speichern".

Achtung: Der Name einer Schnellantwort kann nachträglich nicht geändert werden. Wenn du den Namen ändern möchtest, musst du die bestehende Schnellantwort löschen und eine neue mit dem gewünschten Namen erstellen.

Schnellantwort löschen

1. Navigiere zu Einstellungen → Schnellantworten.

2. Klicke in der Tabellenzeile der betreffenden Schnellantwort auf den Löschen-Button.

Eine gelöschte Schnellantwort kann nicht wiederhergestellt werden. Sie steht danach nicht mehr in der Inbox zur Verfügung.

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Beispiele

Beispiel: Schnellantwort für eine Begrüßung anlegen

1. Navigiere zu Einstellungen → Schnellantworten.

2. Klicke auf „Antwort erstellen".

3. Gib folgende Werte ein:

   • Name: Begrüßung

   • Antwort: Hallo! Vielen Dank für deine Nachricht. Wie kann ich dir weiterhelfen?

4. Klicke auf „Schnellantwort erstellen".

5. Öffne nun eine Unterhaltung in der Inbox.

6. Tippe /Begrüßung in das Eingabefeld.

7. Wähle die Schnellantwort aus der Liste aus – der Text wird eingefügt und kann direkt gesendet werden.

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Best Practices

• Aussagekräftige Namen verwenden: Wähle kurze, eindeutige Namen, die den Inhalt der Antwort sofort erkennen lassen (z. B. „Öffnungszeiten" statt „Antwort1"). Das erleichtert das Filtern in der Inbox.

• Einheitliche Namenskonvention: Lege ein Schema für die Benennung fest, z. B. nach Kategorie: Begrüßung-Standard, Versand-Rückgabe, Support-Weiterleitung. So bleiben die Schnellantworten auch bei wachsender Anzahl übersichtlich.

• Texte regelmäßig prüfen: Überprüfe deine Schnellantworten in regelmäßigen Abständen auf Aktualität. Veraltete Informationen (z. B. geänderte Öffnungszeiten oder Konditionen) können zu Verwirrung bei Kunden führen.

• Kurz und präzise formulieren: Schnellantworten sollten auf den Punkt kommen. Lange Texte können in einem Chat-Kontext überladen wirken. Halte die Antworten so kurz wie nötig und so ausführlich wie sinnvoll.

• Vor dem Absenden prüfen: Auch wenn die Schnellantwort vorgefertigt ist, lohnt es sich, den Text vor dem Senden kurz zu lesen. So stellst du sicher, dass die Antwort zur aktuellen Unterhaltung passt.