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Tags und Trigger

Tags können Konversationen manuell oder automatisiert zugewiesen werden, um sie zu kategorisieren und zu filtern. Sie lassen sich sowohl manuell in der Inbox als auch automatisch im Flow-Builder setze

Wo finde ich das?

Tags verwaltest du über: Inbox → Tags

Die Tag-Verwaltung zeigt dir eine tabellarische Übersicht aller vorhandenen Tags mit Name und zugewiesener Farbe.

Im Flow Builder stehen Tags als Aktion zur Verfügung – dort kannst du sie einer Konversation automatisch zuweisen oder als Trigger verwenden.

Was genau sind Tags?

Tags sind benannte Markierungen mit einer Farbe, die du Konversationen zuordnest. Sie erfüllen zwei Aufgaben:

  • Kategorisierung: Du kannst Konversationen in der Inbox nach Tags filtern und gruppieren – z. B. alle offenen Support-Fälle zu einem bestimmten Thema auf einen Blick sehen.

  • Trigger im Flow Builder: Tags können automatisch gesetzt werden und als Auslöser für weitere Aktionen im Flow dienen – z. B. um einen bestimmten Ablauf zu starten, wenn eine Konversation einen bestimmten Status erreicht.

Jeder Tag besteht aus:

  • einem Namen: Sichtbar in der Inbox und im Flow Builder

  • einer Farbe: Zur visuellen Unterscheidung; aus einer vordefinierten Palette wählbar

Verwendung – Was kann man mit Tags machen?

Tags in der Inbox nutzen

In der Inbox kannst du Konversationen manuell mit einem oder mehreren Tags versehen. Das ermöglicht dir:

  • Ansichten erstellen: Zeige nur Konversationen mit bestimmten Tag(s) an.

  • Kategorisieren: Kennzeichne Konversationen nach Thema, Status oder Priorität – z. B. Fertig oder Stopp.

Tags im Flow Builder setzen

Im Flow Builder kannst du Tags automatisch einer Konversation zuweisen oder entfernen. Das ist besonders nützlich, wenn du Konversationen anhand ihres Verlaufs markieren möchtest – ohne manuellen Eingriff.

Tags als Trigger verwenden

Tags können im Flow Builder als Trigger eingesetzt werden. Sobald eine Konversation mit einem bestimmten Tag versehen wird – oder der Tag entfernt wird, kann dadurch automatisch ein Flow gestartet oder eine Aktion ausgelöst werden.

Verwaltung – Erstellung, Bearbeitung und Löschen

Tag erstellen

  1. Navigiere zu Inbox → Tags.

  2. Klicke oben rechts auf „Tag erstellen".

  3. Es öffnet sich ein Dialog.

  4. Gib einen Namen für den Tag ein.

  5. Wähle eine Farbe aus der vorgegebenen Farbpalette aus.

  6. Klicke auf „Tag erstellen", um den Tag zu speichern.

Der Name ist später in der Inbox und im Flow Builder sichtbar. Wähle einen aussagekräftigen Namen, damit der Zweck des Tags auf einen Blick erkennbar ist.

Tag bearbeiten

  1. Navigiere zu Inbox → Tags.

  2. Fahre mit der Maus über den Tag, den du bearbeiten möchtest – es erscheinen die Schaltflächen „Bearbeiten", ein Stift-Icon und ein Papierkorb-Icon.

  3. Klicke auf „Bearbeiten" oder das Stift-Icon.

  4. Es öffnet sich der Dialog „Tag anpassen".

  5. Passe den Namen und/oder die Farbe an.

  6. Klicke auf „Änderungen speichern".

Änderungen am Namen und der Farbe werden automatisch für alle Konversationen übernommen, denen dieser Tag bereits zugewiesen ist.

Tag löschen

  1. Navigiere zu Inbox → Tags.

  2. Fahre mit der Maus über den Tag, den du löschen möchtest.

  3. Klicke auf das Papierkorb-Icon.

Wenn du einen Tag löschst, wird er automatisch von allen Konversationen entfernt, denen er zugewiesen war. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfe vor dem Löschen, ob der Tag noch aktiv in Konversationen oder im Flow Builder verwendet wird.

Beispiele

Neuen Teilflow über einen Tag auslösen (E-Commerce: Retouren-Prozess)

Szenario: Sobald ein Kunde eine Retoure anmeldet, soll automatisch ein Teilflow gestartet werden, der den Rückgabeprozess einleitet – z. B. eine Bestätigungsnachricht sendet und die Retoure intern weiterleitet.

Umsetzung:

  1. Erstelle den Tag Retoure mit der Farbe Rot.

  2. Öffne den Flow Builder und navigiere zu dem Block, in dem eine Retouren-Anfrage erkannt wird.

  3. Füge eine Aktion hinzu, die der Konversation den Tag Retoure zuweist.

  4. Erstelle einen separaten Teilflow, der durch den Tag Retoure als Trigger gestartet wird.

  5. Dieser Teilflow kann z. B. folgende Schritte enthalten:

    • Bestätigungsnachricht an den Kunden senden: „Deine Retoure wurde erfasst. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden."

    • Interne Benachrichtigung an das Logistik-Team auslösen.

    • Konversation einem zuständigen Agenten in der Inbox zuweisen.

Ergebnis: Jede Konversation, die den Tag Retoure erhält, durchläuft automatisch den Rückgabeprozess. Dabei ist egal, ob das Tag automatisch über den Flow oder manuell über die Inbox gesetzt wurde.

Neue Abzweigungen mit einem TEST-Tag prüfen

Szenario: Du hast im Flow Builder eine neue Abzweigung eingebaut – z. B. eine alternative Begrüßung für Stammkunden – und möchtest diese gezielt testen, ohne den produktiven Betrieb zu beeinflussen. Alle Test-Konversationen sollen hinterher leicht auffindbar und überprüfbar sein.

Umsetzung:

  1. Erstelle den Tag TEST mit einer auffälligen Farbe – z. B. Limone.

  2. Weise den Tag TEST im Flow Builder am Einstiegspunkt der neuen Abzweigung automatisch zu.

  3. Filtere anschließend die Inbox nach dem Tag TEST, um alle Test-Konversationen gesammelt einzusehen.

  4. Prüfe die Konversationen auf korrekte Abläufe, unerwartete Abzweigungen oder fehlerhafte Ausgaben.

  5. Sobald die Tests abgeschlossen und alle Konversationen geprüft sind, entferne den Tag TEST aus der Abzweigung im Flow Builder.

Empfehlung: Lösche den Tag TEST nicht sofort aus der Verwaltung – er kann für zukünftige Tests wiederverwendet werden. Entferne ihn lediglich aus dem Flow Builder, sobald der Test abgeschlossen ist.

Best Practices

  • Verwende kurze, eindeutige Namen für Tags. Je klarer der Name, desto einfacher ist die Orientierung in der Inbox und im Flow Builder.

  • Nutze Farben konsequent und mit System. Weise z. B. Rot durchgehend für kritische oder gestoppte Konversationen und Limone für abgeschlossene Vorgänge ein. Das erleichtert die visuelle Orientierung, ohne den Tag-Namen lesen zu müssen.

  • Halte die Gesamtzahl der Tags überschaubar. Zu viele Tags erschweren die Filterung und die Übersicht. Überprüfe regelmäßig, ob alle vorhandenen Tags noch aktiv genutzt werden.

  • Lösche Tags nur, wenn du sicher bist, dass sie nicht mehr benötigt werden – weder in der Inbox noch im Flow Builder. Das Löschen entfernt den Tag unwiderruflich von allen Konversationen.

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