Teams

Mit Teams kannst du Benutzer deines AI Agents zu Gruppen zusammenfassen.

Wo finde ich das?

Du findest die Team-Verwaltung unter Einstellungen → Teams. Dort werden alle vorhandenen Teams in einer Übersichtstabelle mit Name, Anzahl der Mitglieder, Erstellungsdatum und Team-ID angezeigt. Die Team-ID lässt sich über das Kopier-Symbol direkt in die Zwischenablage übernehmen — praktisch, wenn du das Team z. B. per API oder in einer Konfiguration referenzieren musst.

Erklärung – Was genau sind Teams?

Ein Team ist eine Gruppe von Benutzern deines AI Agents. Du kannst beliebig viele Teams erstellen und jedem Team beliebig viele Mitglieder zuweisen. Als Mitglieder stehen ausschließlich Benutzer zur Verfügung, die im AI Agent angelegt sind.

Einer Konversation kann immer nur ein Team gleichzeitig zugeordnet werden.

Teams sind nicht für Voice-Anrufe verfügbar. Sie können ausschließlich für textbasierte Konversationen genutzt werden.

Verwendung – Was kann man mit Teams machen?

Konversationen automatisch zuweisen

Im Flow Builder kannst du mit dem Aktions-Element „Team zuweisen" ein Team automatisch einer Konversation zuordnen. Das ist praktisch, um eingehende Konversationen je nach Thema oder Kontext direkt an das passende Team weiterzuleiten.

Konversationen manuell zuweisen

In der Inbox kannst du einer Konversation auch manuell ein Team zuweisen oder ein bereits zugewiesenes Team ändern. Dazu öffnest du die Konversation und wählst über ein Auswahlmenü das gewünschte Team aus. Es kann immer nur ein Team gleichzeitig ausgewählt werden.

Gefilterte Ansichten in der Inbox

Für jedes Team wird in der Inbox eine eigene gefilterte Ansicht angezeigt. So können Teammitglieder gezielt die Konversationen einsehen, die ihrem Team zugeordnet sind.

Berechtigungen für die Rolle „Inbox Benutzer Extern"

Die Rolle „Inbox Benutzer Extern" nutzt Teams zusätzlich zur Steuerung von Berechtigungen. Benutzer mit dieser Rolle sehen ausschließlich Konversationen, die dem eigenen Team zugeordnet sind.

Verwaltung – Erstellung, Bearbeitung und Löschen

Team erstellen

1. Navigiere zu Einstellungen → Teams.

2. Klicke oben rechts auf den Button „Team erstellen".

3. Vergib einen Namen für das neue Team. Der Name ist ein Pflichtfeld.

4. Klicke auf „Erstellen".

Das Team wird nun in der Übersichtstabelle angezeigt.

Der Name eines Teams kann nach der Erstellung nicht mehr geändert werden. Wähle daher einen aussagekräftigen Namen.

Mitglieder bearbeiten

1. Navigiere zu Einstellungen → Teams.

2. Klicke auf das gewünschte Team, um die Detailansicht zu öffnen. Dort siehst du eine Tabelle mit allen aktuellen Mitgliedern (Name und E-Mail-Adresse).

3. Klicke oben rechts auf den Button „Mitglieder bearbeiten".

4. Es öffnet sich ein Dialog mit einer Liste aller verfügbaren Benutzer des AI Agents. Bereits hinzugefügte Mitglieder sind mit einem Häkchen markiert. Über das Suchfeld kannst du Mitglieder nach Name oder E-Mail-Adresse filtern.

5. Setze oder entferne die Häkchen bei den gewünschten Benutzern, um Mitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen.

Änderungen an der Mitgliederliste werden automatisch gespeichert.

Team löschen

1. Navigiere zu Einstellungen → Teams.

2. Klicke in der Übersichtstabelle auf den Löschen-Button des gewünschten Teams.

Das Löschen eines Teams hat folgende Auswirkungen:

• Konversationen, die diesem Team zugewiesen waren, verlieren ihre Zuordnung.

• Im Flow Builder bleibt das Element „Team zuweisen" bestehen, enthält aber kein gültiges Team mehr. Du musst das Element manuell entfernen und gegebenenfalls ein anderes Team zuweisen.

Prüfe vor dem Löschen eines Teams, ob es noch in aktiven Flows oder Konversationen verwendet wird. Kontrolliere nach dem Löschen zusätzlich deine Flows auf ungültige Zuweisungen.

Best Practices

• Aussagekräftige Namen verwenden: Da Teamnamen nicht nachträglich geändert werden können, solltest du direkt einen klaren, eindeutigen Namen wählen – z. B. „Support Level 1", „Vertrieb DACH" oder „Buchhaltung".

• Teams nach Zuständigkeiten strukturieren: Orientiere dich an den tatsächlichen Verantwortlichkeiten deines Teams. So lassen sich Konversationen im Flow Builder gezielt weiterleiten und in der Inbox übersichtlich filtern.

• Mitgliederliste aktuell halten: Wenn Benutzer das Unternehmen verlassen oder die Zuständigkeit wechseln, solltest du die Teammitglieder zeitnah anpassen. So stellst du sicher, dass Konversationen immer den richtigen Personen angezeigt werden.

• Automatische Zuweisung im Flow Builder nutzen: Nutze das Element „Team zuweisen", um eingehende Konversationen direkt dem passenden Team zuzuordnen. Das spart manuelle Arbeit und beschleunigt die Bearbeitung.