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# Kontakte
### Wo finde ich die Kontakte?
Navigiere über die linke Seitenleiste zu `Inbox > Kontakte`. Dort werden alle vorhandenen Kontakte in einer Tabelle aufgelistet.
Die Tabelle zeigt folgende Spalten: **Name**, **E-Mail**, **Telefonnummer**, **Adresse** und **Erstellt am**. Über die Suchleiste oben kannst du gezielt nach einem bestimmten Kontakt suchen.
{% hint style="info" %}
Kontaktdaten lassen sich auch direkt aus der Inbox heraus pflegen. Wenn du eine Konversation öffnest, werden auf der rechten Seite die Kontaktdaten des jeweiligen Gesprächspartners angezeigt. Dort kannst du Daten einsehen, bearbeiten und den Kontakt mit einer Organisation verknüpfen.
{% endhint %}
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### Erklärung – Was genau sind Kontakte?
Ein Kontakt ist ein Datensatz, der eine einzelne Person repräsentiert, die mit deinem space.vars.TERM\_AI\_AGENTkommuniziert hat. Kontakte werden automatisch angelegt, sobald eine erste Konversation startet. Dabei werden bekannte Datenfelder vorausgefüllt – die Informationen sind jedoch zunächst oft unvollständig und sollten manuell ergänzt werden.
Kontaktiert eine Person deinen space.vars.TERM\_AI\_AGENT über mehrere Kanäle (z. B. Chat und Telefon), werden die Konversationen einem gemeinsamen Kontakt zugeordnet, sofern es einen gemeinsamen Nenner wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer gibt.
#### Kontaktdaten
Für jeden Kontakt stehen folgende Datenfelder zur Verfügung:
* **Name:** Der Name der Person.
* **Telefonnummer:** Die Telefonnummer des Kontakts.
* **E-Mail-Adresse:** Die E-Mail-Adresse des Kontakts.
* **Sprache:** Die Sprache des Kontakts (z. B. „DE").
* **Hausnummer:** Hausnummer der Adresse.
* **Straße:** Straßenname der Adresse.
* **Postleitzahl:** PLZ der Adresse.
* **Stadt/Ort:** Stadt oder Ort der Adresse.
* **Land:** Land der Adresse.
#### Organisationen
Im Bereich [Organisationen](#organisationen) eines Kontakts siehst du, welchen Organisationen dieser Kontakt zugeordnet ist. Falls noch keine Verknüpfung besteht, wird der Hinweis „Der Kontakt ist mit keiner Organisation verknüpft" angezeigt.
Über den Button **„Organisation verknüpfen"** kannst du den Kontakt einer bestehenden Organisation zuordnen.
#### Konversationen
Im Bereich [Konversationen](#konversationen) werden alle Konversationen aufgelistet, die dieser Kontakt bisher geführt hat. Du siehst das Datum, die Konversations-ID sowie eine Vorschau auf die letzte Nachricht. Durch Klicken auf einen Eintrag kannst du die jeweilige Konversation direkt öffnen und den Verlauf einsehen.
Über den Button **„Mehr laden"** kannst du ältere Konversationen laden.
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### Verwendung – Wofür werden Kontakte verwendet?
**Wichtige Informationen speichern**\
Kontakte bündeln alle relevanten Informationen zu einer Person an einem zentralen Ort. So kannst du bei eingehenden Anfragen schnell auf Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Spracheinstellung zugreifen.
**Interaktionshistorie nachverfolgen**\
Über den Bereich „Konversationen" in der Kontaktansicht siehst du chronologisch alle bisherigen Chats und Telefonate, die ein Kontakt mit deinem space.vars.TERM\_AI\_AGENT geführt hat. Das hilft dir, den Kontext früherer Gespräche schnell nachzuvollziehen.
**Schnellzugriff auf Konversationen**\
Du kannst jede Konversation direkt aus dem Kontaktprofil heraus öffnen. So musst du nicht in der Inbox nach einzelnen Gesprächen suchen.
**Organisatorische Zuordnung**\
Kontakte lassen sich mit Organisationen verknüpfen. So wird auf einen Blick sichtbar, welche Personen zu welchem Unternehmen gehören. Die Verknüpfung ist in beide Richtungen nutzbar: Vom Kontakt zur Organisation und von der Organisation zum Kontakt.
**Kontaktdaten direkt in der Inbox pflegen**\
Wenn du in der Inbox eine Konversation öffnest, werden auf der rechten Seite die Kontaktdaten des Gesprächspartners angezeigt. Dort kannst du Daten direkt bearbeiten, Tags vergeben, Organisationen verknüpfen und Notizen hinterlegen – ohne den Bereich `Kontakte` separat aufrufen zu müssen.
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### Verwaltung – Erstellung, Bearbeitung und Löschen
#### Automatische Erstellung
Ein Kontakt wird automatisch angelegt, sobald die erste Konversation mit einer neuen Person startet. Dabei werden bekannte Datenfelder (z. B. Telefonnummer bei einem Anruf) vorausgefüllt. Die restlichen Felder sind zunächst leer und können manuell ergänzt werden.
#### Kontakt manuell erstellen
1. Navigiere über die linke Seitenleiste zu `Kontakte`.
2. Klicke unten rechts auf den Button **„Kontakt erstellen"**.
3. Fülle die gewünschten Felder aus (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse).
4. Speichere den Kontakt.
#### Kontakt bearbeiten
Es gibt zwei Wege, einen Kontakt zu bearbeiten:
**Über die Kontaktansicht:**
1. Navigiere zu `Kontakte` und wähle den gewünschten Kontakt aus der Liste aus.
2. Klicke in der Detailansicht auf das jeweilige Feld (z. B. „Telefonnummer hinzufügen"), um den Wert einzugeben oder zu ändern.
**Direkt aus der Inbox:**
1. Öffne eine Konversation in der Inbox.
2. Die Kontaktdaten werden auf der rechten Seite angezeigt.
3. Klicke auf **„Kontakt öffnen"**, um zur vollständigen Detailansicht zu wechseln, oder bearbeite die sichtbaren Felder direkt.
#### Organisation verknüpfen
1. Öffne den gewünschten Kontakt in der Detailansicht.
2. Scrolle zum Bereich **Organisationen**.
3. Klicke auf **„Organisation verknüpfen"**.
4. Suche nach der gewünschten Organisation und wähle sie aus.
#### Kontakt löschen
Kontakte können über die Tabellenansicht mit Klick auf das Mülltonnen-Symbol gelöscht werden. Die Kontaktkarte wird unwiederruflich gelöscht – Konversationen bleiben jedoch erhalten.
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### Beispiele
#### Beispiel: Kontakt nach einem Erstgespräch vervollständigen
**Szenario:** Ein Kunde ruft zum ersten Mal an. Der space.vars.TERM\_AI\_AGENT erfasst automatisch die Telefonnummer. Nach dem Gespräch möchtest du die restlichen Kontaktdaten ergänzen.
1. Navigiere zu `Kontakte`.
2. Suche in der Liste nach der Telefonnummer des Anrufers (z. B. „+4946193069108").
3. Klicke auf den Kontakt, um die Detailansicht zu öffnen.
4. Ergänze die fehlenden Daten:
* Name: **Thomas Schmidt**
* E-Mail-Adresse: ****
* Straße: **Hauptstraße**
* Hausnummer: **5**
* Postleitzahl: **20095**
* Stadt/Ort: **Hamburg**
* Land: **Deutschland**
5. Scrolle zum Bereich **Organisationen** und klicke auf **„Organisation verknüpfen"**.
6. Suche nach **„Muster GmbH"** und wähle die Organisation aus.
Ab sofort ist der Kontakt vollständig gepflegt und der Organisation zugeordnet. Bei zukünftigen Anrufen wird der Kontakt automatisch erkannt.
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### Best Practices
* **Hybride Datenpflege:** Nutze einen zweistufigen Prozess für die Kontaktverwaltung, um eine persönliche Kundenansprache sicherzustellen:
* **Automatisierte Erfassung durch den** space.vars.TERM\_AI\_AGENT**:** Beim Erstkontakt (z. B. Anruf oder Chat) erfragt der space.vars.TERM\_AI\_AGENT fehlende Stammdaten wie Name, E-Mail-Adresse oder Sprache. Diese Daten werden automatisch im Kontakt hinterlegt, sofern die Felder einen validen Wert besitzen.
* **Manuelles Überschreiben nach dem Gespräch:** Sobald ein Gespräch abgeschlossen ist, können die vom space.vars.TERM\_AI\_AGENT erfassten Daten über die Kontaktbearbeitung final überprüft und bei Bedarf korrigiert werden. So ist beim nächsten Kontakt sofort eine persönliche Anrede möglich.
* **Kontaktdaten zeitnah pflegen:** Ergänze fehlende Kontaktdaten möglichst direkt nach dem ersten Gespräch. Je vollständiger die Daten sind, desto besser funktioniert die automatische Zuordnung bei zukünftigen Kontaktaufnahmen über verschiedene Kanäle.
* **Organisationszuordnung nutzen:** Verknüpfe Kontakte frühzeitig mit der zugehörigen Organisation. So hast du jederzeit einen vollständigen Überblick über alle Ansprechpartner eines Unternehmens und deren gesamte Kommunikationshistorie.