Kontakte
Kontakte sind die zentrale Anlaufstelle, um alle Informationen zu Personen zu verwalten, die mit deinem AI Agent interagieren. Jeder Kontakt bündelt Stammdaten und Konversationshistoire.
Wo finde ich die Kontakte?
Navigiere über die linke Seitenleiste zu Inbox > Kontakte. Dort werden alle vorhandenen Kontakte in einer Tabelle aufgelistet.
Die Tabelle zeigt folgende Spalten: Name, E-Mail, Telefonnummer, Adresse und Erstellt am. Über die Suchleiste oben kannst du gezielt nach einem bestimmten Kontakt suchen.
Kontaktdaten lassen sich auch direkt aus der Inbox heraus pflegen. Wenn du eine Konversation öffnest, werden auf der rechten Seite die Kontaktdaten des jeweiligen Gesprächspartners angezeigt. Dort kannst du Daten einsehen, bearbeiten und den Kontakt mit einer Organisation verknüpfen.
Erklärung – Was genau sind Kontakte?
Ein Kontakt ist ein Datensatz, der eine einzelne Person repräsentiert, die mit deinem AI Agentkommuniziert hat. Kontakte werden automatisch angelegt, sobald eine erste Konversation startet. Dabei werden bekannte Datenfelder vorausgefüllt – die Informationen sind jedoch zunächst oft unvollständig und sollten manuell ergänzt werden.
Kontaktiert eine Person deinen AI Agent über mehrere Kanäle (z. B. Chat und Telefon), werden die Konversationen einem gemeinsamen Kontakt zugeordnet, sofern es einen gemeinsamen Nenner wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer gibt.
Kontaktdaten
Für jeden Kontakt stehen folgende Datenfelder zur Verfügung:
Name: Der Name der Person.
Telefonnummer: Die Telefonnummer des Kontakts.
E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse des Kontakts.
Sprache: Die Sprache des Kontakts (z. B. „DE").
Hausnummer: Hausnummer der Adresse.
Straße: Straßenname der Adresse.
Postleitzahl: PLZ der Adresse.
Stadt/Ort: Stadt oder Ort der Adresse.
Land: Land der Adresse.
Organisationen
Im Bereich Organisationen eines Kontakts siehst du, welchen Organisationen dieser Kontakt zugeordnet ist. Falls noch keine Verknüpfung besteht, wird der Hinweis „Der Kontakt ist mit keiner Organisation verknüpft" angezeigt.
Über den Button „Organisation verknüpfen" kannst du den Kontakt einer bestehenden Organisation zuordnen.
Konversationen
Im Bereich Konversationen werden alle Konversationen aufgelistet, die dieser Kontakt bisher geführt hat. Du siehst das Datum, die Konversations-ID sowie eine Vorschau auf die letzte Nachricht. Durch Klicken auf einen Eintrag kannst du die jeweilige Konversation direkt öffnen und den Verlauf einsehen.
Über den Button „Mehr laden" kannst du ältere Konversationen laden.
Verwendung – Wofür werden Kontakte verwendet?
Wichtige Informationen speichern Kontakte bündeln alle relevanten Informationen zu einer Person an einem zentralen Ort. So kannst du bei eingehenden Anfragen schnell auf Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Spracheinstellung zugreifen.
Interaktionshistorie nachverfolgen Über den Bereich „Konversationen" in der Kontaktansicht siehst du chronologisch alle bisherigen Chats und Telefonate, die ein Kontakt mit deinem AI Agent geführt hat. Das hilft dir, den Kontext früherer Gespräche schnell nachzuvollziehen.
Schnellzugriff auf Konversationen Du kannst jede Konversation direkt aus dem Kontaktprofil heraus öffnen. So musst du nicht in der Inbox nach einzelnen Gesprächen suchen.
Organisatorische Zuordnung Kontakte lassen sich mit Organisationen verknüpfen. So wird auf einen Blick sichtbar, welche Personen zu welchem Unternehmen gehören. Die Verknüpfung ist in beide Richtungen nutzbar: Vom Kontakt zur Organisation und von der Organisation zum Kontakt.
Kontaktdaten direkt in der Inbox pflegen
Wenn du in der Inbox eine Konversation öffnest, werden auf der rechten Seite die Kontaktdaten des Gesprächspartners angezeigt. Dort kannst du Daten direkt bearbeiten, Tags vergeben, Organisationen verknüpfen und Notizen hinterlegen – ohne den Bereich Kontakte separat aufrufen zu müssen.
Verwaltung – Erstellung, Bearbeitung und Löschen
Automatische Erstellung
Ein Kontakt wird automatisch angelegt, sobald die erste Konversation mit einer neuen Person startet. Dabei werden bekannte Datenfelder (z. B. Telefonnummer bei einem Anruf) vorausgefüllt. Die restlichen Felder sind zunächst leer und können manuell ergänzt werden.
Kontakt manuell erstellen
Navigiere über die linke Seitenleiste zu
Kontakte.Klicke unten rechts auf den Button „Kontakt erstellen".
Fülle die gewünschten Felder aus (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse).
Speichere den Kontakt.
Kontakt bearbeiten
Es gibt zwei Wege, einen Kontakt zu bearbeiten:
Über die Kontaktansicht:
Navigiere zu
Kontakteund wähle den gewünschten Kontakt aus der Liste aus.Klicke in der Detailansicht auf das jeweilige Feld (z. B. „Telefonnummer hinzufügen"), um den Wert einzugeben oder zu ändern.
Direkt aus der Inbox:
Öffne eine Konversation in der Inbox.
Die Kontaktdaten werden auf der rechten Seite angezeigt.
Klicke auf „Kontakt öffnen", um zur vollständigen Detailansicht zu wechseln, oder bearbeite die sichtbaren Felder direkt.
Organisation verknüpfen
Öffne den gewünschten Kontakt in der Detailansicht.
Scrolle zum Bereich Organisationen.
Klicke auf „Organisation verknüpfen".
Suche nach der gewünschten Organisation und wähle sie aus.
Kontakt löschen
Kontakte können über die Tabellenansicht mit Klick auf das Mülltonnen-Symbol gelöscht werden. Die Kontaktkarte wird unwiederruflich gelöscht – Konversationen bleiben jedoch erhalten.
Beispiele
Beispiel: Kontakt nach einem Erstgespräch vervollständigen
Szenario: Ein Kunde ruft zum ersten Mal an. Der AI Agent erfasst automatisch die Telefonnummer. Nach dem Gespräch möchtest du die restlichen Kontaktdaten ergänzen.
Navigiere zu
Kontakte.Suche in der Liste nach der Telefonnummer des Anrufers (z. B. „+4946193069108").
Klicke auf den Kontakt, um die Detailansicht zu öffnen.
Ergänze die fehlenden Daten:
Name: Thomas Schmidt
E-Mail-Adresse: t.schmidt@beispiel.de
Straße: Hauptstraße
Hausnummer: 5
Postleitzahl: 20095
Stadt/Ort: Hamburg
Land: Deutschland
Scrolle zum Bereich Organisationen und klicke auf „Organisation verknüpfen".
Suche nach „Muster GmbH" und wähle die Organisation aus.
Ab sofort ist der Kontakt vollständig gepflegt und der Organisation zugeordnet. Bei zukünftigen Anrufen wird der Kontakt automatisch erkannt.
Best Practices
Hybride Datenpflege: Nutze einen zweistufigen Prozess für die Kontaktverwaltung, um eine persönliche Kundenansprache sicherzustellen:
Automatisierte Erfassung durch den AI Agent: Beim Erstkontakt (z. B. Anruf oder Chat) erfragt der AI Agent fehlende Stammdaten wie Name, E-Mail-Adresse oder Sprache. Diese Daten werden automatisch im Kontakt hinterlegt, sofern die Felder einen validen Wert besitzen.
Manuelles Überschreiben nach dem Gespräch: Sobald ein Gespräch abgeschlossen ist, können die vom AI Agent erfassten Daten über die Kontaktbearbeitung final überprüft und bei Bedarf korrigiert werden. So ist beim nächsten Kontakt sofort eine persönliche Anrede möglich.
Kontaktdaten zeitnah pflegen: Ergänze fehlende Kontaktdaten möglichst direkt nach dem ersten Gespräch. Je vollständiger die Daten sind, desto besser funktioniert die automatische Zuordnung bei zukünftigen Kontaktaufnahmen über verschiedene Kanäle.
Organisationszuordnung nutzen: Verknüpfe Kontakte frühzeitig mit der zugehörigen Organisation. So hast du jederzeit einen vollständigen Überblick über alle Ansprechpartner eines Unternehmens und deren gesamte Kommunikationshistorie.
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