Konversationsdetails (Rechte Seite)
Die Konversationsdetails bündeln alle begleitenden Informationen einer Unterhaltung – wie Zuweisung, Tags, Kontaktdaten und interne Notizen – kompakt in der rechten Seitenleiste.
Wo finde ich die Konversationsdetails?
Die Seitenleiste wird automatisch auf der rechten Seite angezeigt, sobald du eine Konversation öffnest.
Was genau ist die Seitenleiste?
Während die Mitte der Inbox den Nachrichtenverlauf zeigt, bündelt die rechte Seite alle begleitenden Informationen zur Konversation. Die Seitenleiste gliedert sich in folgende Bereiche:
Konversations-ID und Name: Die interne ID sowie der Name der Konversation. Der Name wird kanalabhängig vergeben, kann aber per Freitexteingabe aktualisiert werden.
Mitarbeiter-Zuweisung: Zeigt den aktuell zugewiesenen Mitarbeiter an. Über dieses Feld kann die Konversation einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden.
Team-Zuweisung: Zeigt das zugewiesene Team an und ermöglicht eine Zuordnung zu einem bestimmten Team.
Widget-Karten: Aufklappbare Karten mit konversationsbezogenen Variablenwerten – darunter Standard-Karten (Tags, Kontaktdaten, Organisationen, Notizen), benutzerdefinierte Widgets sowie App-Karten. Welche Karten angezeigt werden, ist pro Benutzer und pro AI Agent konfigurierbar.
Data-Cards: Individuelle Karten, die über Schnittstellen externe Daten in Echtzeit abrufen und direkt in der Seitenleiste anzeigen.
Verwendung
Mitarbeiter zuweisen
Du kannst eine Konversation einem bestimmten Mitarbeiter zuweisen, um die Zuständigkeit klar zu regeln.
Klicke in der Seitenleiste auf das Feld mit dem aktuell zugewiesenen Mitarbeiter (oder auf den leeren Zuweisungsbereich).
Es öffnet sich ein Dropdown mit der Überschrift „Mitarbeiter zuweisen".
Wähle den gewünschten Mitarbeiter aus der Liste aus.
Die Konversation erscheint anschließend in der Inbox des ausgewählten Mitarbeiters.
Konversation verlassen
Wenn du selbst einer Konversation zugewiesen bist und die Zuweisung aufheben möchtest, klicke auf das Verlassen-Symbol (Pfeil-Icon) neben deinem Namen in der Seitenleiste. Deine Zuweisung wird damit aufgehoben.
Team zuweisen
Klicke auf das Feld „Keinem Team zugewiesen" (oder auf das aktuell zugewiesene Team).
Es öffnet sich ein Dropdown mit der Überschrift „Team zuweisen".
Wähle das gewünschte Team aus.
Die Konversation erscheint anschließend bei allen Mitgliedern des zugewiesenen Teams. Um die Team-Zuweisung wieder aufzuheben, wähle „Keinem Team zuweisen".
Tags verwalten
Über Tags kannst du Konversationen kategorisieren, um sie später gezielt filtern und auswerten zu können.
Tag hinzufügen:
Klicke im Bereich „Tags" auf das Plus-Symbol (+).
Es öffnet sich ein Dropdown mit der Überschrift „Konversation taggen".
Wähle einen vorhandenen Tag aus der Liste oder suche nach einem bestimmten Tag.
Tag entfernen: Klicke auf das X-Symbol direkt am jeweiligen Tag.
Kontaktdaten einsehen und bearbeiten
Im Bereich „Kontaktdaten" werden folgende Informationen zum zugehörigen Kontakt angezeigt:
Name: Bei unbekannten Kontakten wird ein anonymisierter Name angezeigt (z. B. „Anon. Krokodil #4a5888").
Telefonnummer: Falls vorhanden, sonst „Telefonnummer hinzufügen".
E-Mail-Adresse: Falls vorhanden, sonst „E-Mail-Adresse hinzufügen".
Erstellt: Das Datum, an dem der Kontakt angelegt wurde.
Über den Button „Kontakt öffnen" springst du direkt in die vollständige Kontaktansicht, um weitere Details einzusehen oder Stammdaten zu ergänzen.
Notizen
Im Bereich „Notizen" kannst du interne Anmerkungen zur Konversation hinterlegen. Diese Notizen sind nur für dein Team sichtbar – der Kunde sieht sie nicht.
Gib deine Notiz in das Eingabefeld ein und speichere sie mit Strg + Enter.
Hinweis: Die Seitenleisten-Notiz dient als schneller Kontexthinweis zur gesamten Konversation. Der Notiz-Tab im Antwortbereich ist hingegen für ausführlichere interne Kommunikation und @-Mentions gedacht.
Data-Cards
Data-Cards sind individuelle Informationskarten, die über Schnittstellen externe Daten abrufen und in Echtzeit in der Seitenleiste anzeigen. So sind relevante Informationen aus externen Systemen direkt in der Konversation verfügbar, ohne das Programm wechseln zu müssen.
Ein typisches Beispiel: Ein E-Commerce-Unternehmen hat eine Schnittstelle zum Shop-System eingerichtet. Wenn ein Kunde schreibt „Wo bleibt meine Bestellung?", zeigt die Data-Card automatisch die letzten Bestellungen inklusive Sendungsstatus an.
Data-Cards müssen über Schnittstellen eingerichtet werden und sind nicht standardmäßig verfügbar.
Widgets verwalten
Widgets sind benutzerdefinierte Karten, die konversationsbezogene Variablenwerte in der Seitenleiste anzeigen. Agenten können Werte direkt in der Karte einsehen und bei Bedarf manuell anpassen. Ändert sich ein Variablenwert im laufenden Flow, wird er automatisch in der Karte aktualisiert.
Widgets werden von Administratoren oder Inhabern unter Einstellungen (⚙) → Inbox → Widgets erstellt. Zur Erstellung und Konfiguration von Widgets siehe.
Karten ein- und ausblenden
Nicht jede Karte muss für jeden Benutzenden sichtbar sein. Über „Einstellungen" am unteren Rand der Seitenleiste öffnest du die Übersicht „Widgets ein-/ausblenden".
Dort werden alle verfügbaren Karten in drei Gruppen angezeigt:
Standard (z. B. Tags, Kontaktdaten, Organisationen, Notizen)
Benutzerdefiniert (manuell erstellte Widgets)
App-Karten (aus integrierten Apps)
Setze oder entferne das Häkchen neben einer Karte, um sie ein- oder auszublenden. Die blaue Zahl neben dem Widget-Titel zeigt an, an welcher Position die Karte in der Seitenleiste eingeblendet wird.
Die Einblende- und Positionseinstellungen gelten pro Benutzer und pro AI Agent
und werden individuell gespeichert.
Werte anzeigen und bearbeiten
Felder, für die noch kein Wert gesetzt ist, zeigen einen grauen Platzhaltertext an (z. B. „Name hinzufügen").
Um einen Wert zu bearbeiten:
Klicke auf das gewünschte Feld.
Trage den neuen Wert ein oder wähle ihn aus:
Text/Zahl: Direkte Texteingabe.
Checkbox: Häkchen setzen oder entfernen.
Dropdown: Wähle einen der vordefinierten Werte aus der Auswahlliste.
Datum: Es öffnet sich ein Kalender. Wähle das Datum und bestätige mit „Übernehmen".
Bestätige die Eingabe mit Enter, um den Wert zu speichern.
Solange ein Wert noch nicht gespeichert wurde, erscheint ein oranges Warndreieck neben dem Feld. Das Speichern eines beliebigen Feldes speichert dabei alle ausstehenden Änderungen der Karte gleichzeitig. Um eine Änderung zu verwerfen, klicke das entsprechende Feld an und drücke ESC.
Karte kopieren
Über das Kopieren-Symbol (⧉) neben dem Kartentitel kannst du den gesamten Inhalt der Karte in die Zwischenablage kopieren – also alle sichtbaren Felder mit ihren Labels und aktuellen Werten. Das ist praktisch, um Konversationsdaten schnell in ein anderes Tool (z. B. ein CRM oder Ticketsystem) zu übertragen.
Best Practices
Zuweisung immer nutzen: Wenn ein Kollege einen Fall komplett übernehmen soll, verwende die Zuweisungsfunktion. Eine interne Notiz mit „@Max, mach du das mal" reicht nicht aus – der Fall bleibt sonst in deiner Inbox-Statistik.
Tags konsequent vergeben: Vergib Tags bereits während der Bearbeitung, nicht erst nachträglich. So bleiben Konversationen von Anfang an strukturiert und filterbar.
Kontaktdaten frühzeitig pflegen: Ergänze fehlende Stammdaten direkt während der Konversation über „Kontakt öffnen". Vollständige Kontaktdaten erleichtern spätere Zuordnungen.
Organisationen verknüpfen: Ordne Kontakte einer Organisation zu, sobald bekannt ist, zu welchem Unternehmen sie gehören.
Notizen für Kontext nutzen: Hinterlege bei komplexen Fällen eine kurze Notiz in der Seitenleiste. Wenn ein Kollege den Fall später übernimmt, ist der Kontext sofort verfügbar.
Widget-Werte immer bestätigen: Das orange Warndreieck zeigt ungespeicherte Änderungen an. Drücke Enter zum Speichern – oder ESC, um die Änderung zu verwerfen.
Widgets gezielt einblenden: Blende nur die Karten ein, die für deinen Arbeitsbereich relevant sind. Das hält die Seitenleiste übersichtlich.
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