Organisationen
Organisationen ermöglichen es dir, Unternehmen, Firmen oder Gruppen zentral zu verwalten und mit bestehenden Kontakten zu verknüpfen. So hast du alle Informationen und Konversationen an einem Ort.
Wo finde ich die Organisationen?
Navigiere über die linke Seitenleiste zu Inbox > Orgas. Dort werden alle angelegten Organisationen in einer durchsuchbaren Liste dargestellt.
Über die Suchleiste oben kannst du gezielt nach einer bestimmten Organisation suchen.
Erklärung – Was genau sind Organisationen?
Eine Organisation ist ein Datensatz, der eine Firma, ein Unternehmen oder eine Gruppe repräsentiert. Jede Organisation kann mit verschiedenen Informationen angereichert und mit Kontakten verknüpft werden.
Organisationsdaten
Für jede Organisation stehen folgende Datenfelder zur Verfügung:
Name: Der Name der Organisation (Pflichtfeld bei der Erstellung).
Branche: Die Branche, in der die Organisation tätig ist.
E-Mail-Adresse: Die zentrale E-Mail-Adresse der Organisation.
Website: Die Webadresse der Organisation.
Mitarbeiter: Anzahl oder Namen der Mitarbeiter.
Hausnummer: Hausnummer der Geschäftsadresse.
Straße: Straßenname der Geschäftsadresse.
Postleitzahl: PLZ der Geschäftsadresse.
Stadt/Ort: Stadt oder Ort der Geschäftsadresse.
Land: Land der Geschäftsadresse.
Kontakte
Im Bereich Kontakte einer Organisation siehst du, welche Kontakte dieser Organisation zugeordnet sind. Falls noch keine Verknüpfung besteht, wird der Hinweis „Der Organisation sind noch keine Kontakte zugeordnet" angezeigt.
Über den Button „Kontakt verknüpfen" kannst du bestehende Kontakte mit der Organisation verbinden.
Konversationen
Im Bereich Konversationen werden alle Konversationen aufgelistet, die die verknüpften Kontakte bisher geführt haben. Du siehst den Zeitpunkt der letzten Nachricht sowie eine Vorschau auf die letzte Nachricht und den Absender. Durch Klicken auf einen Eintrag kannst du die jeweilige Konversation direkt öffnen.
Verwendung – Wofür werden Organisationen verwendet?
Wichtige Informationen bündeln Organisationen ermöglichen es dir, alle relevanten Daten zu einem Unternehmen an einem zentralen Ort zu speichern. So kannst du bei Anfragen schnell auf Branche, Adresse oder Kontaktdaten zugreifen, ohne in verschiedenen Systemen suchen zu müssen.
Kontakte zuordnen Du kannst einzelne Kontakte einer Organisation zuweisen. So wird auf einen Blick sichtbar, welche Personen zu welchem Unternehmen gehören. Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Ansprechpartner derselben Firma mit deinem AI Agent kommunizieren.
Interaktionshistorie nachverfolgen Über den Bereich „Konversationen" in der Organisationsansicht siehst du chronologisch alle bisherigen Chats und Gespräche, die verknüpfte Kontakte geführt haben. Du kannst jede Konversation direkt aus der Organisationsansicht heraus öffnen und den Verlauf einsehen.
Verwaltung – Erstellung, Bearbeitung und Löschen
Die Verwaltung von Organisationen erfolgt ausschließlich über die Ansicht Orgas in der linken Seitenleiste.
Organisation erstellen
Navigiere über die linke Seitenleiste zu
Orgas.Klicke unten rechts auf den Button „Organisation erstellen".
Gib im Dialogfeld den Namen der Organisation ein.
Klicke auf „Organisation erstellen", um die Organisation anzulegen.
Nach der Erstellung wirst du zur Detailansicht weitergeleitet. Dort kannst du die weiteren Organisationsdaten wie Branche, Adresse oder Website ergänzen.
Organisation bearbeiten
Navigiere zu
Orgasund wähle die gewünschte Organisation aus der Liste aus.Klicke in der Detailansicht auf das jeweilige Feld (z. B. „Branche hinzufügen"), um den Wert einzugeben oder zu ändern.
Die Änderungen werden bei Herausklicken oder Druck der
Enter-Tastegespeichert.
Kontakt verknüpfen
Öffne die gewünschte Organisation in der Detailansicht.
Scrolle zum Bereich Kontakte.
Klicke auf „Kontakt verknüpfen".
Suche im Suchfeld nach dem gewünschten Kontakt.
Wähle den Kontakt aus, um ihn der Organisation zuzuordnen.
Es können nur bereits bestehende Kontakte verknüpft werden. Falls noch keine Kontakte vorhanden sind, wird der Hinweis „Es wurden keine Kontakte gefunden. Lege einen Kontakt an, um diesen mit einer Organisation zu verknüpfen" angezeigt.
Organisation löschen
Organisationen können in der Tabellenübersicht mit Klick auf das Mülltonnen-Symbol gelöscht werden.
Beispiele
Beispiel: Kundenfirma anlegen und Ansprechpartner zuordnen
Szenario: Ein Kunde der Firma „Muster GmbH" kontaktiert deinen AI Agent. Du möchtest die Firma im System anlegen und den Kontakt zuordnen.
Navigiere zu
Orgas.Klicke auf „Organisation erstellen".
Gib als Namen „Muster GmbH" ein und bestätige mit „Organisation erstellen".
Ergänze in der Detailansicht die Organisationsdaten:
Branche: Maschinenbau
E-Mail-Adresse: info@muster-gmbh.de
Website: www.muster-gmbh.de
Straße: Industriestraße
Hausnummer: 12
Postleitzahl: 80333
Stadt/Ort: München
Land: Deutschland
Scrolle zum Bereich Kontakte und klicke auf „Kontakt verknüpfen".
Suche nach dem Kontakt „Max Müller" und wähle ihn aus.
Ab sofort siehst du unter der Organisation „Muster GmbH" alle Konversationen, die Max Müller mit deinem AI Agent geführt hat.
Best Practices
Aussagekräftige Namen verwenden: Nutze den vollständigen Firmennamen inklusive Rechtsform (z. B. „Muster GmbH" statt „Muster"), damit Organisationen eindeutig identifizierbar sind.
Daten vollständig pflegen: Fülle möglichst viele Felder aus. Vollständige Organisationsdaten erleichtern die Zuordnung und spätere Suche erheblich.
Kontakte zeitnah zuordnen: Verknüpfe Kontakte direkt nach der Erstellung einer Organisation. So gehen keine Konversationen verloren und die Interaktionshistorie ist von Anfang an vollständig.
Regelmäßig prüfen: Überprüfe in regelmäßigen Abständen, ob Organisationsdaten noch aktuell sind und ob alle relevanten Kontakte zugeordnet wurden.
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